Privacyverklaring en klachtenreglement

Privacyverklaring
Wolfert in Context

Wolfert in Context vindt het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met de gegevens van u en/of van uw kind. In deze privacyverklaring kunt u lezen welke persoonsgegevens we verzamelen en hoe we daarmee omgaan. Zo leggen we uit waar we de gegevens opslaan en voor welke doelen de gegevens opgeslagen worden. Daarnaast vindt u hier uw rechten met betrekking tot de gegevens.

  1. Wolfert in Context
    Wolfert in Context is een Therapeutisch Gezinscentrum. We verlenen therapie, hulpverlening en begeleiding aan kinderen, (jong) volwassenen, echtparen, gezinnen en families. Om deze hulp zorgvuldig te kunnen verlenen houden wij een (elektronisch) cliëntendossier bij.  Mocht u zich onprettig voelen omtrent het gebruik van uw gegevens, neem dan gerust contact met ons op.

Info@wolfertincontext.nl /
06 27 16 69 72

Geeuwkade 22
8601 ER Sneek

KVK Nr. 70840466

  1. Doel en grondslag
    Wij verwerken de persoonsgegevens om de gewenste therapie en hulpverlening te kunnen bieden. De wettelijke grondslag voor het verwerken van de persoonsgegevens bij Wolfert in Context wordt geboden door bepalingen in de Jeugdwet.

De wettelijke grondslag voor het verstrekken van persoonsgegevens en het BSN-nummer door Wolfert in Context aan andere instellingen zoals gemeente, het Centraal Administratie Kantoor (CAK), het Centraal Bureau voor Statistiek (CBS), de toezichthoudende ambtenaren, het Advies- en Meldpunt Huiselijk geweld en kindermishandeling (AMHK) wordt geboden door bepalingen in de Jeugdwet en de WMO. Het betreft hier geen gezondheidsgegevens. Gezondheidsgegevens worden alleen verstrekt wanneer u en/of uw kind daarvoor eerst toestemming heeft gegeven. Deze toestemming is niet vereist wanneer gegevens door ons worden verstrekt aan het AMKH in het kader van een situatie van (vermoede) kindermishandeling en/of huiselijk geweld.

Als wij als zorgaanbieder de gegevens van u en/of uw kind willen gebruiken voor een ander doel, dan moet uzelf of u als ouder/wettelijke vertegenwoordiger daarvoor toestemming geven. Die toestemming is bijvoorbeeld nodig als de gegevens worden gebruikt voor wetenschappelijk onderzoek of statistiek. Deze toestemming is niet nodig als de gegevens die worden gebruikt anoniem zijn gemaakt.

  1. Dossier en gegevensverwerking
    Om verantwoorde therapie en hulpverlening te kunnen leveren en te voldoen aan wettelijke voorschriften moet Wolfert in Context een (elektronisch) cliëntendossier bijhouden. Deze verstrekt u of ontvangen wij van wijk- en gebiedsteams of andere verwijzers. Alleen de gegevens die noodzakelijk zijn voor een goede hulpverlening worden hierin opgenomen.

Dit cliëntendossier bevat persoonsgegevens over u en/of uw kind als naam, adres, postcode, woonplaats, geslacht, geboortedatum en -plaats, hoe u bereikbaar bent, namen en bereikbaarheidsgegevens van wettelijke vertegenwoordigers. Maar ook informatie over de voortgang van de therapie of hulpverlening.

Informatie in dossiers wordt alleen gedeeld door medewerkers van Wolfert in Context of de ZZP-hulpverleners die door Wolfert in Context ingehuurd worden en direct met de therapie of hulpverlening van u of uw kind te maken hebben.  

  1. Persoonsgegevens delen
    Wij verstrekken geen informatie over u of uw kind aan derden zonder uw toestemming hiervoor te vragen. In een aantal gevallen zijn wij echter verplicht om informatie over onze cliënten aan te leveren bij derden. Dat kan zijn aan gebiedsteammedewerkers van de Gemeente of aan andere zorgverleners die ook zorg verlenen aan u of uw kind. Dit doen we alleen als dit nodig is voor het leveren van goede hulpverlening en er worden nooit meer gegevens gedeeld dan noodzakelijk. Met degenen die gegevens van ons ontvangen hebben we afspraken gemaakt in verwerkingsovereenkomsten. Daarin leggen we vast hoe zij omgaan met de verstrekte persoonsgegevens, geheimhouding en beveiliging. Ook overheidsinstanties en instanties die een wettelijke taak uitvoeren kunnen gegevens opvragen. Wij zijn dan verplicht om hen deze te geven.

Om de hulp goed af te stemmen bestaat de Friese Verwijsindex. In de index staan de persoonsgegevens van een kind dat hulp krijgt van Wolfert in Context. We informeren u via ons Intakeformulier wanneer we uw kind in de Friese Verwijsindex registreren. Meer informatie vindt u op verwijsindexfryslan.nl  

  1. Beveiliging van gegevens
    Om te voorkomen dat gegevens verloren gaan of in onbevoegde handen terecht komen, zorgt Wolfert in Context ervoor dat de persoonsgegevens van u en/of uw kind goed beveiligd zijn. Dit doen we door middel van het gebruik van Office 365 met een wachtwoord en met tweestapsverificatie.  Mocht het onverhoopt voorkomen dat er toch informatie lekt dan rapporteren wij dit conform de Meldplicht Datalekken.

Daarnaast wordt uw bezoek aan onze website beveiligd door een SSL-certificaat. Dit betekent dat uw verbinding met de website van Wolfert in Context privé is. U herkent deze beveiliging aan het slotje voor de URL.   

  1. Bewaartermijnen
    Als het contact tussen u en/of uw kind en Wolfert in Context is gestopt, bewaren we het dossier 15 jaar. Deze termijn is vastgelegd in de wet. Daarna wordt het dossier vernietigd. Conform de Jeugdwet begint de termijn van 15 jaar te lopen vanaf het moment dat uw kind 18 jaar is geworden.
  1. Wat zijn uw rechten?

 7.1 Recht op inzage door u of uw kind
U en/of uw kind of de wettelijk vertegenwoordigers (ouders of voogd) mogen het eigen dossier bekijken. Is uw kind jonger dan 12 jaar? Dan heeft u recht op inzage, maar uw kind niet. Vanaf 12 – 16 jaar mogen zowel ouders als uw kind het dossier inzien. Als uw kind 16 jaar of ouder is mag u pas het dossier inzien na toestemming van uw kind. Een verzoek tot inzage moet u schriftelijk indienen bij uw therapeut of hulpverlener.

 7.2 Inzage door anderen
Alleen medewerkers en ZZP-hulpverleners die een overeenkomst hebben gesloten met Wolfert in Context mogen het dossier bekijken. De medewerkers van Wolfert in Context behandelen de informatie vertrouwelijk. Dit heet ook geheimhoudingsplicht. Als iemand anders inzage tot uw dossier wil, vragen we uw toestemming.

Om goede therapie of hulpverlening te kunnen bieden kan het noodzakelijk zijn dat we informatie delen over uw kind met een andere instantie. Bijvoorbeeld de school van uw kind of een vorige hulpverlener. Voordat we informatie met andere instanties delen, vragen we om uw toestemming. Wanneer er een gezinsvoogd bij uw kind betrokken is heeft deze ook recht op informatie. We zijn wettelijk verplicht dit te verstrekken, ook als u geen toestemming geeft.

 7.4 Recht van rectificatie (correctie of aanvulling van anderen)
De gegevens in het dossier van u en/of uw kind horen te kloppen. Als dat niet het geval is en gegevens niet juist, onvolledig of achterhaald zijn, kunt u Wolfert in Context vragen deze gegevens te wijzigen of aan te vullen. Wolfert in Context kan ook een door u of uw kind van 12 jaar of ouder afgegeven (aanvullende) verklaring over de gegevens aan het dossier toevoegen.

Vindt u dat gegevens niet kloppen of niet van belang zijn? Dan kunt u Wolfert in Context vragen om (bepaalde) gegevens voor andere af te schermen. U hoort dan zo spoedig mogelijk of aan uw verzoek wordt voldaan. Een kind mag vanaf he twaalfde jaar dit verzoek ook zelf doen.

7.5 Recht van vergetelheid (het wissen van gegevens)
U kunt Wolfert in Context vragen om gegevens uit uw dossier (of een gedeelte hiervan) te laten wissen. Wij moeten dit dan binnen drie maanden doen. Dit hoeft niet meteen als wij vinden dat het van belang is voor de voortzetting van zorg, uitvoering van de overeenkomst. Het wissen van gegevens kan ook niet als er een wettelijke bewaarplicht is van de gegevens. Vanaf het twaalfde jaar mag uw kind dit verzoek ook zelf doen.

 7.6 Recht van overdraagbaarheid van gegevens (data portabiliteit)
Gaat u gebruik maken van een andere zorgaanbieder? Dan kunt u ons verzoeken het cliëntendossier van u en/of uw kind over te laten dragen.

 7.6 Recht op indienen van een klacht
Als u ontevreden bent over het gebruik van de persoonsgegevens van u en/of uw kind is dit voor ons belangrijk om te weten. Bespreek de klacht eerst met de betrokken hulpverlener. Als het niet lukt om tot een oplossing te komen kunt u een klacht indienen via ons klachtenreglement, gepubliceerd op onze website. Het is ook mogelijk om direct uw klacht over het gebruik van persoonsgegevens bij de Autoriteit Persoonsgegevens neer te leggen. Zij zullen vervolgens een onderzoek instellen naar de klacht.

Deze privacyverklaring zal soms gewijzigd worden door bijvoorbeeld wetswijzigingen. Het is daarom raadzaam om de verklaring periodiek te raadplegen.

Jasminka Wolfert, Wolfert in Context

Klachtenreglement
Wolfert in Context

Wij vinden het belangrijk dat onze zorgverlening optimaal is. Toch kan het voorkomen dat er iets gebeurt waarover u ontevreden, boos of teleurgesteld bent. Het klachtenreglement van Wolfert in Context biedt u diverse mogelijkheden om uw verhaal te doen of uw klacht aan ons kenbaar te maken. We zorgen voor een correcte behandeling van uw klacht en treffen eventueel maatregelen waardoor herhaling van de klacht in de toekomst wordt voorkomen.

Indien er een klacht wordt gemeld schriftelijk, persoonlijk of telefonisch, vult de betreffende medewerker die de klacht ontvangen heeft hiervoor een verbeterformulier in. Tevens wordt er, waar nodig, een notitie gemaakt in het cliënten dossier van de betreffende cliënt met de verwijzing naar het registratienummer van het verbeterformulier. Alle verbeterformulieren worden afgegeven aan de praktijkmanager.

De praktijkmanager beoordeelt de melding van de cliënt. De praktijkmanager zal te allen tijde een afweging maken betreffende de prioriteit van de melding. Indien er sprake is van aantasting van de goede voortgang van de zorg of een aantasting van de veiligheid/gezondheid van de cliënt zal hier een hoge prioriteit aan gegeven worden.

Diegene die de klacht ingediend heeft wordt per omgaande, via een ontvangstbevestiging, op de hoogte gebracht van de verdere gang van zaken. Hierbij wordt ook aangegeven hoe lang men denkt nodig te hebben om de klacht te behandelen en/of op te lossen.

De praktijkmanager noteert de afhandeling van de klacht en draagt zorg voor het zo snel mogelijk verhelpen van het probleem.
Er zijn twee mogelijkheden om de klacht te behandelen.

1. Interne klachtafhandeling
In eerste instantie heeft u altijd een mogelijkheid om een open gesprek met de betreffende veroorzaker (de therapeut of hulpverlener) aan te gaan. Het is goed mogelijk dat de betrokkene niet weet dat er onvrede heerst of dat het berust op een misverstand. Er wordt met u gesproken over de klacht met de intentie om het samen op te lossen.
Tevens kunt u ook terecht bij directeur. Zij kan beide partijen aanhoren en kijken of er een goede oplossing kan worden gevonden. Als dit mogelijk is zal de klacht als afgehandeld beschouwd worden.

Klacht met betrekking tot medewerkers en/of ingehuurde zorgverleners Wolfert in Context
Indien de klacht betrekking heeft op het gedrag van de medewerkers of een ingehuurde zorgverlener zal dit besproken worden in een individueel gesprek. Dit gesprek wordt schriftelijk vastgelegd en indien noodzakelijk gedocumenteerd in het personeelsdossier. U zal worden geïnformeerd over de afhandeling van de klacht door de directie.

Overige klachten
Overige klachten die niet te maken hebben met de inhoudelijke zorgverlening kunnen gemeld worden bij de praktijkmanager. Deze zal de klacht persoonlijk afhandelen. Mocht de klacht blijven bestaan, dan kunt u ook terecht bij de directeur. Er zal voor iedere klacht een verbeterformulier ingevuld worden. En na enige tijd zal gekeken worden of de getroffen oplossing effectief is geweest en naar uw tevredenheid is opgelost. Klachten worden altijd meegenomen in de jaarlijkse systeembeoordeling van Wolfert in Context.

2. Externe klachtafhandeling
Is er in bovenstaande gevallen geen oplossing gevonden dan kunt u besluiten om de klacht kenbaar te maken bij de klachtencommissie van het SKJ.

Hoe kan er een klacht ingediend worden?
U kunt klagen over het beroepsmatig handelen van de professional. Het is mogelijk om dit digitaal te doen via de link: https://mijn.skjeugd.nl/mijn-skj/tuchtklachten.
Alle professionals en ingehuurde zorgverleners werkzaam voor Wolfert in Context zijn geregistreerd in het openbaar SKJ-register.

Bemiddeling
Aan beide partijen kan worden gevraagd of zij open staan voor bemiddeling. Dit wordt eerst voorgesteld aan degene die een klacht heeft, en vervolgens aan de jeugdprofessional. Een voordeel van bemiddeling is dat, als het slaagt, de afhandeling van de klacht sneller gaat en dat de verhouding tussen partijen aanzienlijk kan verbeteren.
Als beide partijen willen meewerken aan bemiddeling wordt de tuchtrechtelijke behandeling van de klacht opgeschort. Vervolgens wordt er in overleg een afspraak gemaakt met de SKJ-bemiddelaar op neutraal terrein en in de buurt van de woonplaats van de klager. Doorgaans houdt de bemiddelaar eerst aparte gesprekken met klager en beklaagde. Als een oplossing bespreekbaar en haalbaar lijkt, volgt een gezamenlijk gesprek met beide partijen. Bedoeling is dat de oplossing dan gevonden wordt. In een enkel geval kan nog een bijeenkomst volgen.
Als partijen overeenstemming hebben worden de gemaakte afspraken door de SKJ-bemiddelaar op papier gezet. Een samenvatting daarvan komt geanonimiseerd op de website van SKJ. Als een van beide partijen niet wil meedoen of partijen er niet uitkomen, dan stopt de bemiddeling. Bemiddeling is altijd vrijwillig. Wanneer bemiddeling niet slaagt wordt de klacht door het college in behandeling genomen. Wat er tijdens de bemiddeling besproken is, wordt daarbij niet gebruikt. Bemiddeling is altijd vertrouwelijk.

Het College van Toezicht
Het College van Toezicht is een onafhankelijk college. Het bestaat uit een voorzitter en een lid, beiden met een juridische achtergrond, en uit leden afkomstig uit de beroepsgroep waartoe de aangeklaagde jeugdprofessional behoort. Het college oordeelt of de jeugdprofessional volgens de geldende normen heeft gehandeld.
Het college kan een klacht gegrond, ongegrond of niet-ontvankelijk verklaren. Voorbeelden van niet ontvankelijke klachten zijn:
Klachten over niet geregistreerde personen of over een organisatie
Klachten over gedragingen van vóór de registratiedatum van de jeugdprofessional

Hoelang duurt de behandeling van mijn klacht?
In de tuchtprocedure van SKJ gelden vaste termijnen waarbinnen zowel partijen als SKJ moeten reageren. Hierdoor krijgt de procedure een vast tijdsverloop. Zo is het voor iedereen duidelijk hoelang de behandeling van de klacht ongeveer zal duren. Dit is prettig voor alle betrokkenen. De behandeling van iedere tuchtklacht is ook maatwerk. Daarom is er in bijzondere gevallen de mogelijkheid om een termijn te verlengen. SKJ streeft ernaar om klachten binnen 6 maanden te behandelen, maar dit is niet altijd mogelijk.

De procedure in het kort
Na ontvangst van de klacht beoordeelt het College van Toezicht of de klacht volledig is en in behandeling kan worden genomen. Als dat het geval is, wordt uw klaagschrift doorgestuurd naar de jeugdprofessional met het verzoek daarop verweer te voeren. De jeugdprofessional heeft vier weken de tijd om een verweerschrift te schrijven. U krijgt een afschrift van het verweerschrift.
Na ontvangst van het verweerschrift beslist het college of de klacht schriftelijk wordt afgehandeld of tijdens een hoorzitting wordt behandeld.
Correspondentie en stukken die door partijen in het kader van de procedure worden ingediend worden in het dossier opgenomen, tenzij de voorzitter van het college anders beslist. Van een document of brief die de ene partij inbrengt, kan de andere partij een kopie ontvangen.

Hoorzitting
Als uw klacht tijdens een hoorzitting wordt behandeld, ontvangt u een uitnodiging om naar het kantoor van SKJ in Bilthoven te komen. De hoorzitting is niet openbaar. U kunt wel iemand meenemen die u tot steun kan zijn tijdens de hoorzitting. Ook kunt u een vertrouwenspersoon of jurist meenemen. Een advocaat die optreedt als gemachtigde hoeft geen machtiging te overleggen.
In alle gevallen moeten de namen van tevoren worden doorgegeven aan SKJ.
Bij SKJ wordt u ontvangen door een medewerker van het bureau. U kunt in een andere ruimte wachten dan de wederpartij. Aan het begin van de hoorzitting stelt de voorzitter iedereen voor. Daarna krijgt u het woord. Vervolgens krijgt de jeugdprofessional het woord. Tussendoor mogen alle leden van het college vragen stellen. Aan het einde van de zitting krijgt u desgewenst nog één keer het woord. De hoorzitting duurt maximaal 45 minuten. Na de hoorzitting beraden de leden van het college zich over de te nemen beslissing.

Beslissing  
Het College van Toezicht neemt een beslissing die binnen acht weken na de hoorzitting schriftelijk per aangetekende post wordt verzonden aan u en de jeugdprofessional. Een geanonimiseerde versie van de beslissing en een samenvatting daarvan worden op de website van SKJ geplaatst.  Als u het niet eens bent met de beslissing kunt u binnen acht weken beroep instellen bij het College van Beroep. Als het college een klacht gegrond vindt, kan het een van de volgende maatregelen opleggen: waarschuwing, berisping, voorwaardelijke schorsing, schorsing, doorhaling of ontzegging van het recht wederom in het register te worden ingeschreven.
Indien een maatregel, anders dan een waarschuwing, wordt opgelegd en de beslissing onmiddellijk van kracht is of definitief is geworden, wordt daarvan een aantekening geplaatst in het register. De werkgever van beklaagde wordt in dat geval ook geïnformeerd door het toesturen van een afschrift van de beslissing. Hierin worden de namen en hoedanigheden weggelaten van degenen die anders dan als beklaagde bij de klacht betrokken zijn. Het bestuur van SKJ kan daarnaast besluiten om een
geanonimiseerde versie van de beslissing ter lering in enkele voor de beroepsgroep relevante vakbladen te plaatsen.

Het staat u ook vrij om uw klacht te melden bij de Inspectie voor de volksgezondheid; www.landelijkmeldpuntzorg.nl